Cómo cotizar correctamente con AIU e IVA sobre utilidad en Colombia

Esta es la guía que sentimos que no existía. Si llevas años cotizando en Excel y nunca te terminó de cuadrar por qué el IVA parece distinto cuando hay AIU, lo que sigue es la explicación corta, clara y respaldada por la norma.

1. Qué significa AIU

AIU son tres conceptos que se suman al costo directo de la obra como markups independientes:

• A — Administración: costos generales del estudio o constructora (oficina, contadores, supervisión administrativa, papelería). Típicamente 8–25% sobre directos.
• I — Imprevistos (a veces llamado Preliminares dependiendo del contrato): contingencia que cubre lo no previsto. Típicamente 2–10%, en muchos contratos privados se omite.
• U — Utilidad: la ganancia del cotizador. Típicamente 5–15%; menos del 5% deberías revisar el contrato.

Importante: son markups independientes sobre los directos, NO fracciones que sumen 1.0. Si tienes A=20%, I=0%, U=5% sobre directos de COP 100.000.000, el subtotal antes de IVA es:

directos 100.000.000 admin (20%) 20.000.000 imprevistos 0 utilidad (5%) 5.000.000 ────────────────────────── subtotal 125.000.000

2. El régimen colombiano del IVA sobre AIU

El régimen tributario colombiano para servicios gravados de construcción tiene una característica que confunde a muchos: el IVA del 19% se aplica únicamente sobre la utilidad, no sobre todo el subtotal.

La base legal es el artículo 462-1 del Estatuto Tributario (modificado por la Ley 1819 de 2016 y el Decreto 1372 de 1992 reglamentario), que establece que para los servicios integrales de aseo y cafetería, vigilancia, servicios temporales y servicios prestados por las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, así como ciertos contratos de obra material, la base gravable del IVA es el valor del AIU que no podrá ser inferior al 10% del valor total del contrato.

En la práctica de la mayoría de los contratos privados de construcción en Colombia (obra civil + arquitectura), el modelo aplicado es:

IVA = utilidad × 19%

Continuando el ejemplo anterior:

subtotal antes de IVA 125.000.000 IVA (19% × utilidad) 950.000 ← 19% de 5.000.000 ────────────────────────────────────── TOTAL 125.950.000

Compáralo con el modelo equivocado donde alguien aplica IVA sobre todo el subtotal:

subtotal 125.000.000 IVA (19% × subtotal) 23.750.000 ────────────────────────────────────── TOTAL 148.750.000

Diferencia: COP 22.800.000. En un contrato del medio millón, ese error te puede sacar de un negocio que se ganaba.

3. Por qué importa para tu cliente

El cliente final que recibe la cotización mira el total. Si tu competencia cotiza con el modelo correcto (IVA solo sobre utilidad) y tú con el incorrecto, te ves 18% más caro sin razón. Y peor: si tu cliente acepta y luego le facturas con el IVA bien calculado, viene la conversación incómoda de "esto no es lo que me cotizaste".

4. Cuándo NO aplica IVA sobre utilidad

No todos los servicios entran en este régimen. Aplica para:

• Contratos de obra material de bien inmueble (construcción civil)
• Servicios integrales de aseo, vigilancia, cafetería, servicios temporales
• Cooperativas de trabajo asociado en ciertos casos

NO aplica para:

• Venta de bienes (incluyendo materiales facturados independientemente)
• Servicios profesionales puros sin contrato de obra (diseño arquitectónico facturado solo, asesorías)
• Servicios gravados con tarifa diferencial o excluidos

Si tienes dudas, consulta con tu contador para tu contrato específico. Esta guía es educativa, no es asesoría tributaria personalizada.

5. Cómo lo maneja Cotixar

En el editor de Cotixar tienes cuatro deslizadores independientes:

• Admin (%) — markup sobre directos
• Preliminares / Imprevistos (%) — markup sobre directos (puede ser 0)
• Utilidad (%) — markup sobre directos
• IVA (%) — aplicado solo sobre el monto de utilidad

El subtotal y el total se recalculan en vivo cada vez que mueves un deslizador. El PDF que descarga tu cliente muestra el desglose limpio: directos, admin, preliminares, utilidad, subtotal, IVA sobre utilidad, total. Sin sorpresas en la factura.

6. Errores frecuentes que vemos

1. Sumar AIU como fracciones que llegan a 1.0: 30% A + 10% I + 5% U interpretado como "el total es 45% de costos" lleva a cotizaciones inviables. AIU son markups, no fracciones de un pastel.
2. Aplicar IVA sobre el subtotal completo: el error que vimos arriba; 18% sobre la utilidad real.
3. Olvidar registrar la utilidad en el AIU: algunos cotizadores meten la utilidad dentro del costo directo de cada actividad. Funciona en Excel pero rompe la auditoría y el cálculo del IVA.
4. Negociar a la baja recortando solo utilidad: si bajas U de 10% a 5% para ganar el contrato, tu IVA también baja, pero tu margen real se aplasta. Mejor revisar costos directos.
5. No documentar el AIU en el contrato: el contrato debe explicitar el modelo AIU usado. Si no, en disputas la autoridad puede interpretar el IVA distinto.

7. Más recursos

• Estatuto Tributario, Art. 462-1: <https://estatuto.co/462-1>
• Decreto 1372 de 1992: marco reglamentario.
• DIAN, conceptos sobre AIU en obras de construcción.
• Camacol, gremio nacional de la construcción, publica guías sobre estos temas.

¿Tienes una situación específica? Escríbenos a hola@cotixar.com; somos respuesta humana y rápida, y la usamos para mejorar esta guía.